Feedback geven? De wil is er, maar de drempel ook

Van vage & via-via feedback naar ruis

Organisaties investeren flink wat tijd, energie en geld in feedback. Ze oefenen gemotiveerd met theorieën - zoals de sandwichmethode (reflectie > verbeterpunt > positief punt) - en nemen ‘open communicatie’ en ‘transparantie’ op in hun kernwaarden. De afspraak om elkaar direct aan te spreken is er wel, maar in de praktijk blijkt dit toch lastiger. Collega’s die nog steeds verrast zijn met terugkoppeling, omdat ze dachten dat het goed ging. De vraag waarom ze met complimenten overladen werden, terwijl er blijkbaar van alles speelt. Of na dat gesprek verbijsterd achterblijven, omdat er nooit eerder over is gesproken. Het komt helaas vaker wel, dan niet voor. Een bekende manier is de via-via-variant. Iemand geeft wel feedback óp jou, maar niet áán jou. Pijnlijk voor jezelf én het onderlinge vertrouwen. Feedback die niet direct aan jou wordt gegeven, is in feite geen feedback. Het is ruis die zich ergens nestelt. In de samenwerking, de sfeer, hoe je naar jezelf kijkt. Of nog erger: in al deze punten. Vaak geeft je gevoel al aan dat er iets niet klopt. Je ervaart dat er iets tussen jou en die collega woekert. Misschien stuur je nog een reflectieverzoek, maar - ondanks je onderbuikgevoel - komen hier alleen maar mooie reacties uit. Toch, het blijft wringen. Je werkt wel samen, maar minder open. Je hebt het gevoel dat er iets mist. Guess what: je intuïtie, dat onderbuikgevoel, zit goed. Wat je mist? Eerlijke, zuivere en directe feedback.

Let op: als deze ruis structureel aanwezig blijft, beïnvloedt dat niet alleen de sfeer, maar ook het vertrouwen, de samenwerking en uiteindelijk zelfs de prestaties van het team. Feedback uitstellen of vermijden is dus niet onschuldig: het heeft echte impact.

“We all need people who give us feedback. That’s how we improve”
- Bill Gates

We willen feedback (geven), maar ook veiligheid voelen

Reflecteren op elkaar is belangrijk én waardevol. Niet alleen voor de ander, maar ook voor het team, het bedrijf én de overall sfeer en productiviteit. En toch… blokkeren veel mensen. Ze twijfelen over woorden, zijn bang dat het verkeerd valt of willen die goede relatie niet op het spel zetten. En ohja, vergeet de angst om raar aangekeken te worden niet - ‘want wie ben ík om dit te zeggen?’. Psycholoog en onderzoeker Amy Edmondson, bekend van haar werk over psychologische veiligheid, legt uit dat mensen zich - over het algemeen - pas uitspreken als ze het gevoel hebben dat ze niet worden afgerekend op fouten, twijfels of kritische vragen (= veiligheid).  Erkenning dus, waarin je juist aandacht en waardering (= feedback) wílt ontvangen. Een basisbehoefte die ook psycholoog Maslow in zijn motivatietheorie omschrijft. Feedback brengen of geven is dus een mooi begin, maar het kan pas echt tot bloei komen wanneer we ons veilig voelen.

“Psychological safety isn’t about being nice. It’s about giving candid feedback, openly admitting mistakes and learning from each other”

- Dr. Amy Edmondson

Er is nóg een reden waarom psychologische veiligheid en openheid zo belangrijk zijn. Het Johari Window — een bekend model uit de psychologie — laat zien dat we allemaal blinde vlekken hebben: aspecten van ons gedrag die anderen wel zien, maar waar we onszelf niet bewust van zijn. Juist feedback helpt om die blinde vlekken kleiner te maken. Maar… dat lukt alleen als we bereid zijn om het te ontvangen, én als anderen zich veilig genoeg voelen om het te geven.Door open te staan voor feedback wordt zichtbaar wat je zelf nog niet (h)erkent, maar wat wel door anderen wordt waargenomen. En als jij feedback geeft, bied je de ander diezelfde kans.Juist dáár ontstaat ruimte voor groei.

Een veilige omgeving komt met een open mind

Nee, feedback geven is niet altijd makkelijk. Je hebt die veilige omgeving nodig, waar een open mind (ruimte voor andere invalshoeken) onmisbaar is. Het kan namelijk bij jezelf, maar ook aan de andere kant misgaan. Komt de boodschap aan zoals jij deze in je hoofd hebt? En is er mentale ruimte om het binnen te laten komen? Zo’n incheckmoment is óók ideaal om te horen hoe die ander diezelfde situatie ziet. Jouw kijk op de situatie (perceptie #1) is namelijk niet de kijk van die ander (perceptie #2).

Daarover gesproken: zelf krijg ik ook wel eens feedback. Gelukkig maar, want dat helpt me om mezelf vanuit een ander perspectief te zien. Zo kreeg ik via signalen terug dat ik regelmatig afspraken verzet of laat uitlopen. Er was dus blijkbaar (indirecte) feedback. Het raakte me wel, maar ik kon er weinig mee – dus vroeg ik door. Wat bleek? Mijn intentie is om tijdens gesprekken echt aandacht te geven, ook als dat uitloopt. Alleen: die oprechte aandacht leidt ertoe dat de volgende afspraak verschuift. Voor de ander kan dat voelen alsof hij of zij minder belangrijk is. Terwijl dat helemaal niet zo bedoeld is. En toch: dát is hoe het overkomt. Een goedbedoelde actie met een onverwachte uitwerking dus. Eén situatie, twee perspectieven.

“Feedback is not the truth. It’s someone’s experience of you.”

Bottom line? Feedback is geen methode, maar moed

Nog even over die sandwichmethode, waarover je eerder las. Het is een typisch voorbeeld van hoe we feedback verkleinen tot een communicatietechniek. Een one-size-fits-all formule, die ervoor zorgt dat we op de juiste manier met elkaar communiceren. Een zinnetje hier, een intentie daar. Spoiler alert: feedback geven is geen formule, het is een keuze. Jóuw keuze. Om eerlijk te zijn, om verantwoordelijkheid te nemen voor wat jij ziet, hoort of ervaart. Dat heeft geen regels nodig, maar moed - én een beetje inschattingsvermogen. Het is namelijk niet handig om op elke slak zout te strooien. Je hoeft niet elke irritatie te benoemen, dat kan juist de verkeerde richting opwerken. Blijft die ene situatie terugkomen? Merk je dat anderen er ook last van krijgen? Beïnvloedt het de sfeer, het team? Gaat het structureel wringen? Dan is dat een mooi moment om er wat mee te doen.

“Echte feedback begint niet met praten, maar met voelen wat je eigenlijk probeert te vermijden.”

Kortom: feedback is geen doel op zich, maar een middel om helderheid, verbinding en groei mogelijk te maken. Het vraagt om bewustzijn, timing, veiligheid en vooral: moed om echt te zeggen wat ertoe doet.

Van mij aan jou: tips om effectief dat gesprek aan te gaan

• Ga het gesprek een-op-een aan
  Tussen twee mensen of in een grotere groep: ga gesprekken een-op-een aan. In een groep kan er sprake zijn van beïnvloeding of minder spreekvrijheid gevoeld worden.
• Laat de ‘waarom’ leiden
  Focus niet op de ‘hoe’ (woordkeuze), maar de ‘waarom’ (intentie). Breng je het vanuit oprechtheid - om de ander/sfeer/samenwerking te verbeteren - dan is dat voelbaar.
• Diep je feedback uit
  Via concrete voorbeelden, het stellen van (weder)vragen of het geven van een andere context waarin meer ruimte voor zelfreflectie gevoeld wordt.
• Geef zo min mogelijk ruimte aan escalatie
  Is de feedback gegeven en voel je dat er iets borrelt? Spreek het direct uit, zo verklein je de escalatiekans. Het hoeft niet zwaar te zijn, laat het vooral oprecht zijn.
• Geef zoveel mogelijk ruimte aan ontvangst
  Feedback incasseren kost tijd, geef die ruimte ook. Soms is eerst stilte nodig, voordat begrip, instemming en eventuele actie volgen.

En jij? Borrelt er iets bij jou?

Voordat we afsluiten wil ik ‘m persoonlijk maken. Is er namelijk op dit moment iets wat er bij jou borrelt? Wat je (nog) niet (helder) uitspreekt? Iets wat je voelt, wat wrijft? Dan daag ik je uit om dit, met bovenstaande kennis, aan te pakken. Probeer het de komende periode eens uit en kijk wat het je brengt. Blijft het een drempel? Dan wil ik je uitnodigen dit sámen aan te pakken. Ik vanuit mijn ervaring, jij vanuit jouw intentie. Wedden dat er een kansrijke wereld vol groei voor je open gaat?

Waar feedback wordt gegeven, wordt het ook ontvangen. Hoe zorg je dat je dit ervaart als groeikans, niet als aanval? En wat maakt dat je álles uit dat ene reflectiemoment haalt? Een verdiepingsslag waar we het in het volgende blog over gaan hebben. Stay tuned dus.